| Termine per l'enquiry (dichiarazione puntuale) | 12 mesi dalla presentazione; nei gruppi più grandi dal termine di presentazione |
| Accertamento senza enquiry | 4 anni, 6 per negligenza, 20 per dolo |
| Sanzione per dichiarazione errata | fino al 30 % (negligenza), al 70 % (dolo), al 100 % (dolo con occultamento) |
| Pagamento dopo la verifica | entro 30 giorni, con interessi |
| Ricorso | di regola entro 30 giorni dalla decisione |
| Risoluzione delle controversie | mediazione di HMRC (ADR) richiedibile in ogni momento |
Come si svolge una verifica nel Regno Unito
HMRC la chiama compliance check. L'ufficio scrive o telefona e dice cosa vuole controllare: la dichiarazione della corporation tax, il bilancio, il calcolo delle imposte, le buste paga o l'IVA britannica. Se la società ha un rappresentante, la corrispondenza va a lui. Quasi tutte le verifiche iniziano con un elenco di domande e una richiesta di documenti.
HMRC può anche chiedere una visita nei locali dell'impresa o presso il consulente, oppure convocarti in ufficio. Puoi farti accompagnare. Alla fine arriva una lettera con l'esito: un rimborso, eventualmente con interessi, se hai pagato troppo, oppure una richiesta di pagamento da saldare entro 30 giorni, di solito con interessi dalla scadenza originaria.
Per una società gestita dall'Italia la vera difficoltà è il tempo. I documenti sono spesso presso la capogruppo, i contratti in italiano, le decisioni in verbali che nessuno ha tradotto. Prima metti ordine, prima la verifica finisce.
I termini entro cui HMRC può controllare
Per la corporation tax ci sono due strade: l'enquiry formale sulla dichiarazione e il successivo accertamento (discovery assessment), legato a presupposti più stretti.
| Situazione | Termine |
|---|---|
| Enquiry, dichiarazione presentata nei termini | 12 mesi dalla presentazione |
| Enquiry, società in un gruppo che non è piccolo | 12 mesi dal termine legale di presentazione |
| Enquiry, dichiarazione presentata in ritardo | fino alla data trimestrale successiva (31/1, 30/4, 31/7, 31/10) dopo il primo anniversario della presentazione |
| Accertamento, caso normale | 4 anni dalla fine del periodo d'imposta |
| Accertamento, imposta evasa per negligenza | 6 anni |
| Accertamento, dolo | 20 anni |
Finance Act 1998, Schedule 18, paras. 24 e 46
Cosa può chiedere HMRC
La base delle richieste di informazioni è la Schedule 36 del Finance Act 2008. Con una information notice HMRC può chiedere informazioni e documenti ragionevolmente necessari per verificare la posizione fiscale della società. È una formula ampia, ma non illimitata: ciò che non ha a che fare con l'imposta in verifica non va consegnato.
Chi ignora una richiesta formale o una visita annunciata rischia una sanzione a sé, salvo una giustificazione riconosciuta come una malattia grave. Se ritieni infondata la verifica, puoi spiegare per iscritto perché dovrebbe chiudersi.
Sulle operazioni con la capogruppo HMRC chiede quasi sempre contratti, formazione dei prezzi e prove dei servizi resi. Come prepararti lo trovi in prezzi di trasferimento nel Regno Unito. Con directors che non vivono nel Regno Unito, HMRC verifica volentieri da dove la società è davvero gestita: ne parliamo in director non residenti.
Quanto costano gli errori: le sanzioni
Per le dichiarazioni errate conta il comportamento. Se manca la diligenza dovuta, la sanzione va dallo 0 al 30 per cento dell'imposta in più. Per errori dolosi si va dal 20 al 70 per cento, per errori dolosi e occultati dal 30 al 100 per cento. Cosa sia una diligenza ragionevole HMRC lo misura sulla società: da una grande impresa si aspetta un sistema più sofisticato che da una piccola Limited.
La frase più importante dell'intero sistema: la sanzione si riduce se segnali tu l'errore a HMRC, aiuti nel calcolo e dai accesso ai numeri. Di quanto si riduce dipende dalla qualità della tua comunicazione.
Se HMRC sospetta una frode, la verifica segue una procedura propria, il Code of Practice 9, come indagine civile. A quel punto la questione va affidata ad avvocati britannici specializzati.
Se non trovate un accordo
Contro una decisione puoi di regola fare ricorso entro 30 giorni. Se HMRC ti offre un riesame interno da parte di un altro funzionario, hai di nuovo 30 giorni per accettarlo o per andare direttamente davanti al tribunale tributario, il tax tribunal.
C'è poi la risoluzione alternativa delle controversie (ADR): un mediatore formato di HMRC lavora con te e con il funzionario verificatore per trovare una soluzione. Puoi chiederla in qualsiasi momento della verifica, se non siete d'accordo sui fatti o sulla portata.
Se si arriva a una doppia imposizione, per esempio perché HMRC e l'Agenzia delle Entrate rivendicano lo stesso utile, aiuta la procedura amichevole prevista dalla convenzione Italia-Regno Unito.
Se le società britanniche di un gruppo superano insieme £200 milioni di ricavi o £2 miliardi di totale attivo nell'anno precedente, una persona responsabile, il Senior Accounting Officer, deve attestare a HMRC che la contabilità fiscale è organizzata in modo adeguato. Per la tipica controllata di un gruppo medio non è un tema.
Come ti prepari dall'Italia, da socio
Quello che puoi fare già oggi perché una verifica nel Regno Unito si chiuda in settimane e non in mesi.
- 1
Archivia i contratti con la capogruppo
Ogni fornitura, riaddebito, licenza e finanziamento ha un contratto firmato, possibilmente anche in inglese.
- 2
Documenta le decisioni del board
I verbali dei directors mostrano chi ha deciso cosa e dove. Conta anche per stabilire dove la società è residente ai fini fiscali.
- 3
Conosci le scadenze
Bilancio a Companies House nove mesi dopo la chiusura, dichiarazione a HMRC entro dodici mesi. Una dichiarazione puntuale tiene corta la finestra dell'enquiry.
- 4
Nomina un referente
Un rappresentante britannico che risponde a HMRC e una persona nel gruppo che consegna i documenti in fretta.
- 5
Segnala tu gli errori
Se rileggendo trovi qualcosa che non va, correggilo prima che HMRC lo chieda. Una possibile sanzione scende in modo sensibile.
Domande frequenti
Per quanto tempo HMRC può ancora controllare una dichiarazione della mia Limited?
Per un'enquiry formale su una dichiarazione presentata nei termini, dodici mesi dalla presentazione. Dopo, un accertamento è possibile solo a condizioni più strette, di regola fino a quattro anni dalla fine del periodo d'imposta, sei per negligenza, venti per dolo.
Da director devo andare nel Regno Unito?
No. HMRC può chiedere una visita, ma la maggior parte delle verifiche si fa per iscritto. Un rappresentante britannico può agire per la società.
Cosa succede se manco un termine per i documenti?
Con una richiesta formale rischi una sanzione a sé, salvo una giustificazione riconosciuta. Se i documenti devono arrivare dall'estero, chiedi una proroga prima della scadenza.
Se HMRC aumenta l'utile, l'Italia mi aiuta?
Attraverso la procedura amichevole prevista dalla convenzione. Come funziona l'imposta in sé lo trovi in corporation tax nel Regno Unito.
Fonti: GOV.UK: Tax compliance checks; legislation.gov.uk: Finance Act 1998, Schedule 18, para. 24 (finestra dell'enquiry); legislation.gov.uk: Finance Act 1998, Schedule 18, para. 46 (termini); legislation.gov.uk: Finance Act 2008, Schedule 36, para. 1; GOV.UK: Penalties, an overview for agents and advisers; GOV.UK: Disagree with a tax decision or penalty; GOV.UK: Use alternative dispute resolution to settle a tax dispute; GOV.UK: Code of Practice 9 (COP9); HMRC Senior Accounting Officer Guidance SAOG11231, SAOG11260
