Distaccare dipendenti nel Regno Unito

Tre domande, tre regole

Quando la tua azienda italiana manda un dipendente in Gran Bretagna, tre amministrazioni vogliono sapere di lui. La previdenza vuole sapere in quale sistema è assicurato. Il fisco vuole sapere dove si tassa il suo stipendio e chi trattiene le imposte. E lo Home Office vuole sapere se nel Regno Unito può lavorare.

Le tre risposte non dipendono l'una dall'altra. Un dipendente può restare due anni nella previdenza italiana ed essere comunque soggetto alle ritenute britanniche dal primo giorno. E il certificato di copertura previdenziale non sostituisce un visto. Quale percorso si adatta ai distacchi infragruppo o ai progetti presso un cliente britannico lo trovi nella sezione visti, per esempio al Secondment Worker; qui parliamo di imposte, contributi e payroll.

Imposte: la regola dei 183 giorni e le sue trappole

La convenzione tra Italia e Regno Unito del 1988 parte da un principio semplice: lo stipendio di un residente italiano si tassa in Italia, salvo che il lavoro sia svolto nel Regno Unito. Se il tuo dipendente lavora in Gran Bretagna, il Regno Unito può tassare la retribuzione relativa a quel lavoro (art. 15). L'eccezione che molti conoscono come regola dei 183 giorni vale solo se ricorrono tutte e tre le condizioni: il dipendente non soggiorna nel Regno Unito più di 183 giorni nell'anno fiscale, la retribuzione è pagata da un datore di lavoro non residente nel Regno Unito, e non è sostenuta da una stabile organizzazione del datore nel Regno Unito.

La trappola sta quasi sempre nella terza condizione. Se la tua azienda ha nel Regno Unito una sede che sostiene il costo del dipendente, l'eccezione salta, anche per una trasferta di tre settimane. E i giorni si contano per anno fiscale, non su dodici mesi mobili: chi lavora nel Regno Unito a cavallo di due anni va contato con cura.

Se il dipendente resta più a lungo o si trasferisce con la famiglia, spesso diventa residente nel Regno Unito. A deciderlo è lo Statutory Residence Test; dal lato italiano contano invece i criteri di residenza in vigore dal 2024. Chi arriva nel Regno Unito può avere uno sgravio sulla retribuzione per i giorni lavorati fuori dal Paese, la Overseas Workday Relief. Se invece non è residente nel Regno Unito e lavora in parte lì e in parte fuori, nel Regno Unito è imponibile solo la retribuzione dei giorni lavorati lì.

E in Italia? Se il dipendente resta residente in Italia, l'Italia include nel reddito anche la parte tassata nel Regno Unito e detrae l'imposta britannica come credito, nei limiti della quota d'imposta italiana riferibile a quel reddito (art. 24). Non c'è quindi esenzione, ma credito d'imposta: la pianificazione del netto deve tenerne conto.

Previdenza: certificato PDA1 e 24 mesi

Dopo la Brexit la sicurezza sociale tra Unione e Regno Unito è regolata dall'accordo di commercio e cooperazione. Il principio è rimasto: chi arriva dall'Unione nel Regno Unito versa sempre in un solo sistema. Per i lavoratori distaccati significa che restano nel sistema italiano fino a 24 mesi, se il datore opera normalmente in Italia e li manda temporaneamente nel Regno Unito. La prova è un certificato di copertura dell'istituzione competente del Paese di provenienza, che la parte britannica chiama certificate of coverage o PDA1. Con il certificato nel Regno Unito non è dovuta National Insurance, né dal dipendente né da te.

Il certificato va quindi richiesto in Italia prima della partenza. Oltre le condizioni del distacco, HMRC e l'istituzione italiana possono concordare il mantenimento della copertura italiana solo in casi eccezionali.

Senza certificato diventa caro. Il tuo dipendente è soggetto a contribuzione nel Regno Unito e, come datore di lavoro dell'Unione, devi il contributo britannico a tuo carico del 15 per cento anche senza una sede nel Regno Unito. Il riepilogo Brexit lo trovi in Brexit e imprese italiane.

Chi trattiene le imposte britanniche

Se nel Regno Unito hai una sede o un ufficio, devi applicare il PAYE al dipendente distaccato. Se lavora per una controllata o un cliente britannico restando assunto da te, e tu non hai presenza nel Regno Unito, è la società britannica a dover applicare il PAYE ai pagamenti che fai al dipendente, salvo che te ne occupi tu volontariamente. Per la National Insurance vale qualcosa di simile: se un datore senza sede nel Regno Unito mette un dipendente a disposizione di un'impresa britannica, il datore ai fini contributivi è l'impresa britannica, salvo che un accordo obblighi direttamente il datore estero.

Per i soggiorni brevi HMRC prevede semplificazioni. Con la procedura per i viaggiatori d'affari di breve durata provenienti da Paesi con convenzione (Appendix 4) il PAYE può non essere applicato se il dipendente resterà nel Regno Unito al massimo 183 giorni in dodici mesi. Se qualcuno lavora in parte nel Regno Unito e in parte all'estero, dal 6 aprile 2025 puoi comunicare con una GME PAYE notification che applichi il PAYE solo alla quota britannica. Per i dipendenti con Overseas Workday Relief puoi trattare così al massimo il 30 per cento come non soggetto a PAYE.

Shadow payroll e netto garantito

Nella pratica il distaccato resta quasi sempre sul libro paga italiano: riceve lo stipendio dall'Italia, spesso con indennità per casa e scuola. Se nel Regno Unito sono dovute imposte, accanto gira un'elaborazione britannica che non paga nulla ma calcola, dichiara e versa l'imposta britannica. È la shadow payroll. I benefit come l'appartamento a Londra ci rientrano.

Molte aziende garantiscono al distaccato un netto, perché non ci guadagni né ci perda. Questa tax equalisation HMRC la riconosce: con un accordo secondo l'Appendix 6 applichi il PAYE su una stima di tutte le retribuzioni dell'anno, ricalcolata al lordo, perché l'imposta che paghi tu per il dipendente è a sua volta retribuzione imponibile. Se anche in Italia vengono trattenute imposte, con un accordo secondo l'Appendix 5 HMRC può riconoscere in via provvisoria il credito per l'imposta estera già nel payroll.

Dal 6 aprile 2027 auto aziendali, carburante e assicurazione sanitaria vanno in linea di principio tassati in busta paga in corso d'anno. Per i dipendenti con mobilità internazionale puoi chiedere un'esclusione con il modulo che HMRC rende disponibile da novembre 2026. Come funzionano le paghe britanniche correnti lo spieghiamo in Buste paga nel Regno Unito.

Fonti: GOV.UK: Globally mobile employees and PAYE; GOV.UK: CWG2 Employer further guide to PAYE and NICs 2026 to 2027; GOV.UK: Social security contributions for workers coming to the UK from the EU, EEA or Switzerland; HMRC PAYE Manual PAYE81610: employer's presence in UK; GOV.UK: Convenzione Italia-Regno Unito contro le doppie imposizioni (1988); GOV.UK: Italy tax treaties; GOV.UK: Employer bulletin October 2026