Payroll nel Regno Unito

Nel Regno Unito lo stipendio passa dal PAYE

Nel Regno Unito è il datore di lavoro a trattenere imposte e contributi direttamente dallo stipendio e a versarli a HMRC. Il sistema si chiama PAYE, Pay As You Earn. Ogni pagamento viene comunicato a HMRC in tempo reale: entro ogni giorno di paga parte una Full Payment Submission con stipendio e trattenute di ciascun dipendente. Chi non comunica, o lo fa in ritardo, riceve solleciti e in certi casi sanzioni.

Prima che parta il primo stipendio il datore deve essere iscritto presso HMRC. L'iscrizione si fa non prima di 2 mesi dal primo giorno di paga e il riferimento PAYE arriva per posta. Anche una Limited il cui unico dipendente è il proprio director deve iscriversi.

Senza società nel Regno Unito: chi elabora le buste paga?

È la domanda che i datori di lavoro italiani fanno più spesso. Il PAYE si applica solo ai datori di lavoro con una presenza fiscale nel Regno Unito. Una filiale, un'agenzia o un ufficio di rappresentanza creano questa presenza. Un dipendente che lavora da casa e visita i clienti, secondo HMRC, ancora no.

Senza presenza puoi comunque gestire il PAYE volontariamente, ed è di solito la strada pulita, perché il tuo dipendente viene tassato normalmente in busta paga. Se però il dipendente lavora per una società britannica, una controllata o un cliente, è quella società a dover applicare il PAYE se non lo fai tu volontariamente. A qualche cliente la cosa arriva come una sorpresa sgradita. Noi la chiariamo prima, per iscritto.

Se costituisci comunque una società britannica, le buste paga passano da lei. Il percorso è descritto nella costituzione della Limited.

Quanto costa davvero uno stipendio nel Regno Unito

Un esempio semplice per il 2026/27, senza bonus né benefit: paghi a un dipendente 40.000 sterline lorde l'anno. Sulla parte oltre la soglia di 5.000 sterline si applica il 15 per cento di National Insurance a carico del datore, cioè 5.250 sterline. A questo si aggiunge il tuo contributo alla pensione aziendale secondo le regole dell'iscrizione automatica. Se la tua impresa ha diritto all'Employment Allowance, questa riduce i contributi del datore fino a 10.500 sterline l'anno; se ne hai diritto lo verifichiamo al momento dell'iscrizione.

Ritenute e contributi del dipendente il datore li trattiene dal lordo: pesano sullo stipendio del lavoratore, non sul tuo budget. Per pianificare, al lordo aggiungi contributi del datore e pensione e hai il costo vero di un posto di lavoro nel Regno Unito. Se confronti dipendenti in più Paesi, il lato britannico te lo scomponiamo voce per voce.

Distaccare dipendenti: procedure speciali e previdenza

Chi manda dipendenti nel Regno Unito per periodi brevi non deve sempre elaborare tutto. Per i lavoratori di Paesi con una convenzione contro le doppie imposizioni che restano nel Regno Unito non più di 183 giorni in 12 mesi esiste una procedura per i viaggiatori d'affari di breve durata. Per chi lavora in parte nel Regno Unito e in parte all'estero, dal 6 aprile 2025 il datore può comunicare a HMRC di applicare il PAYE solo su una parte dello stipendio. E per gli expat con stipendio netto garantito esistono procedure di tax equalisation.

Sul fronte previdenziale, un lavoratore distaccato da un Paese UE nel Regno Unito può restare nel sistema di casa, quindi INPS per un dipendente italiano, fino a 2 anni, con un certificato di copertura (PDA1) rilasciato dall'ente del suo Paese. Lo chiariamo con te e con il tuo consulente del lavoro in Italia prima della partenza. La posizione fiscale personale del dipendente, dalla residenza allo split year, è materia per una consulenza; i dettagli del distacco sono in distaccare dipendenti nel Regno Unito.