PLC Company Secretary
La tua PLC rispetta ogni scadenza e tu ti concentri sull'impresa. Il calendario lo teniamo noi, la carica la ricopre un secretary qualificato.
| Obbligo | ogni PLC deve avere un secretary (section 271) |
| Requisiti | gli amministratori devono assicurarsi che il secretary li abbia (section 273) |
| Assemblea annuale | ogni anno entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio |
| Bilancio | a Companies House entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio |
| Confirmation statement | possibile solo quando ogni amministratore ha verificato la propria identità |
| Servizio | annuale, con secretary qualificato |
Perché la tua PLC ha bisogno di un secretary, e non di uno qualsiasi
Una private limited company può fare a meno del secretary. Una PLC no: la legge dice semplicemente che ogni public company deve averne uno. E va oltre. Gli amministratori devono fare tutto il ragionevolmente possibile perché il secretary abbia le conoscenze e l'esperienza che il ruolo richiede e possieda uno dei requisiti elencati dalla legge.
Qualificato significa, per esempio, chi è stato secretary di una public company per almeno tre dei cinque anni precedenti la nomina, chi è membro di uno degli ordini professionali elencati dalla legge (i principali istituti contabili britannici e irlandesi e l'Institute of Chartered Secretaries and Administrators), oppure un barrister, advocate o solicitor abilitato nel Regno Unito. C'è anche una via aperta: una persona che, per un'altra posizione che ricopre, appare agli amministratori in grado di svolgere il ruolo. Come gli amministratori lo documentano correttamente lo spieghiamo in company secretary: chi può farlo.
La carica la ricopre una persona qualificata. Prepariamo ogni documento, ti spieghiamo in parole semplici cosa stai firmando e facciamo in modo che nessuna scadenza ti colga di sorpresa.
L'anno di una PLC, adempimento per adempimento
Le date fisse su cui ruota il calendario.
| Adempimento | Scadenza | Cosa prepariamo |
|---|---|---|
| Assemblea annuale (AGM) | entro 6 mesi dalla chiusura dell'esercizio | Convocazione, delibere, verbale |
| Bilancio a Companies House | 6 mesi dalla chiusura dell'esercizio | Tempistica con contabile e revisore, deposito |
| Confirmation statement | annuale, solo con amministratori verificati | Libri riconciliati, codici personali, deposito |
| Nuovo PSC | codice all'iscrizione o entro 14 giorni | Verifica dell'identità, comunicazione |
| Emissione di azioni | autorizzazione valida al massimo 5 anni | Delibere, libri, deposito |
Companies Act 2006 s271, s273, s336, s442, s551; GOV.UK, guida alla verifica dell'identità
Se una PLC non tiene l'assemblea annuale nei termini, ogni organo inadempiente commette un reato ai sensi del Companies Act. Suona più drammatico di quanto sia nella pratica, purché il calendario sia giusto. Tenerlo giusto è esattamente il compito del secretary.
Operazioni sul capitale senza doverle rifare
Le nuove azioni sono il punto in cui le PLC sbagliano di più. Gli amministratori possono emettere azioni solo se lo statuto o una delibera li autorizza, e l'autorizzazione dura al massimo cinque anni. Le nuove azioni emesse contro denaro vanno prima offerte ai soci esistenti in proporzione alle loro quote, salvo che la prelazione sia stata validamente esclusa. Ogni azione va versata almeno per un quarto del nominale più l'intero sovrapprezzo.
Per le azioni liberate in natura la legge richiede inoltre una perizia indipendente, con la relazione redatta nei sei mesi precedenti l'emissione e inviata al sottoscrittore. Cosa comporta lo trovi in liberare le azioni con beni in natura. Prepariamo i modelli per ogni passaggio, controlliamo l'ordine e curiamo il deposito.
Trasferimenti di azioni e la piccola imposta nel mezzo
Quando un socio vende a un altro, il libro soci va aggiornato. Prima c'è una domanda che molti dimenticano: è dovuta la stamp duty o la SDRT? Sull'acquisto di azioni esistenti di una società britannica di solito è lo 0,5%, con un modulo di trasferimento quando il prezzo supera £1.000, e i trasferimenti fuori da CREST vanno comunicati all'HMRC. Lo verifichiamo prima dell'iscrizione. Il quadro fiscale completo della PLC è in come viene tassata una UK PLC.
Come prendiamo in carico la segreteria societaria
- 1
Analisi
Leggiamo lo statuto, i libri sociali, gli ultimi verbali e quanto risulta a Companies House, e li riconciliamo.
- 2
Nomina
Viene nominato un secretary qualificato, la modifica viene depositata e si avviano le verifiche dell'identità ancora aperte.
- 3
Calendario
Ricevi il calendario annuale con tutte le scadenze della tua PLC, tarato sul tuo esercizio.
- 4
Lavoro corrente
Riunioni del consiglio, assemblea annuale, operazioni sul capitale e depositi passano da noi, documentati con cura e spiegati con chiarezza.
- 5
Rapporto annuale
Una volta all'anno, una breve panoramica scritta: cosa è fatto, cosa arriva, dove stanno i rischi.
Domande
Posso fare io il secretary della mia PLC?
La legge non lo esclude, purché gli amministratori possano ragionevolmente concludere che hai requisiti, conoscenze ed esperienza. Se nel tuo caso regge lo valutiamo insieme. Spesso la risposta è che tu prendi le decisioni e la carica resta a una persona qualificata.
Cosa cambia la verifica dell'identità nel lavoro quotidiano del secretary?
Tante piccole cose con grandi effetti. Un nuovo amministratore indica il proprio codice personale di Companies House quando la nomina viene comunicata. Un nuovo PSC fornisce il codice all'iscrizione o entro 14 giorni. E il confirmation statement annuale passa solo se ogni amministratore è verificato. Per questo pianifichiamo la verifica prima di ogni cambiamento, non dopo.
Da anni nessuno segue la mia PLC. Partite lo stesso?
Sì, con un giro di riordino iniziale. A questo serve PLC Administration Takeover; dopo, il lavoro prosegue qui.
Seguite anche gli obblighi di una PLC quotata verso il mercato?
Gli obblighi informativi continui verso la borsa e il mercato sono seguiti dal nominated adviser o dallo sponsor. Il secretary fa in modo che libri, delibere e assemblee siano coerenti con essi. La preparazione alla quotazione rientra in PLC Going Public.