| Sistema | PAYE con Real Time Information (RTI): invio entro ogni giorno di paga |
| Registrazione come datore di lavoro | prima del primo giorno di paga, al massimo 2 mesi prima |
| National Insurance a carico del datore 2026/27 | 15 % oltre £5.000 l'anno |
| Salario minimo dai 21 anni | £12,71 l'ora (da aprile 2026) |
| Pensione aziendale | obbligatoria dal primo dipendente, datore almeno 3 % |
| Fine anno | P60 entro il 31 maggio, P11D entro il 6 luglio |
Come datore di lavoro estero, devi davvero elaborare le paghe?
Nel Regno Unito le imposte sul lavoro passano dal PAYE: il datore trattiene dallo stipendio la Income Tax e la quota del dipendente della National Insurance e versa entrambe a HMRC insieme al proprio contributo. Il PAYE però ha un limite territoriale. Deve applicarlo solo chi ha nel Regno Unito una presenza sufficiente, sulla quale HMRC possa far valere l'obbligo.
Che cosa conta come presenza lo dice HMRC stessa: basta una succursale, un'agenzia o un ufficio di rappresentanza nel Regno Unito. I dipendenti da soli, invece, non creano presenza. Un commerciale che visita clienti partendo da casa sua a Birmingham non rende quindi automaticamente la tua S.r.l. soggetta al PAYE. Se lì hai una stabile organizzazione ai fini delle imposte sulle società è un'altra domanda, trattata in Filiale o società nel Regno Unito.
Tre situazioni sono le più frequenti. Primo: costituisci una controllata britannica che assume direttamente; è lei il datore di lavoro e fa le paghe. Secondo: il tuo dipendente resta assunto da te ma lavora per una società britannica; allora è quella società a dover applicare il PAYE ai tuoi pagamenti, salvo che te ne occupi tu volontariamente. Terzo: nel Regno Unito non hai nulla oltre al dipendente; puoi gestire il PAYE su base volontaria, oppure il dipendente versa le sue imposte direttamente a HMRC con una procedura apposita.
Per la National Insurance le regole sono più severe che per le imposte. Come luogo di attività conta già una sede legale registrata nel Regno Unito, anche se lì non succede nulla. E un datore di lavoro dell'Unione, quindi anche italiano, deve il contributo a suo carico in base agli accordi di sicurezza sociale anche senza sede britannica, appena il suo dipendente è soggetto a contribuzione nel Regno Unito. Se nel tuo caso è così dipende dal distacco: ne parliamo in Distaccare dipendenti nel Regno Unito.
Checklist: prima del primo giorno di lavoro
La classica domanda sui documenti per una nuova assunzione nel Regno Unito ha un ordine preciso. Questi sei punti vanno chiusi prima che il dipendente cominci, o al più tardi prima del primo stipendio.
- 1
Verificare il diritto al lavoro
Devi verificare il diritto a lavorare nel Regno Unito prima di assumere: online con lo share code, sui documenti originali o tramite un servizio di identità certificato. I cittadini britannici e irlandesi non hanno share code, per loro controlli il passaporto. Le copie le conservi per tutta la durata del rapporto e per due anni dopo. Senza una verifica corretta rischi una sanzione civile.
- 2
Chiarire il visto, se il dipendente arriva dall'Italia
Chi dal 2021 arriva dall'Unione per lavorare nel Regno Unito di regola ha bisogno di un visto, e tu come datore di una sponsor licence. Come funziona lo spieghiamo in Sponsor licence.
- 3
Consegnare le condizioni di lavoro per iscritto
Nel Regno Unito il contratto nasce già con l'accettazione dell'offerta, anche a voce. Il cosiddetto principal statement con le condizioni principali deve però essere consegnato per iscritto il primo giorno di lavoro, il written statement integrativo entro due mesi. Il contratto vero e proprio fallo redigere da un avvocato britannico: il diritto del lavoro britannico non è quello italiano.
- 4
Registrarsi come datore di lavoro presso HMRC
La registrazione va fatta prima del primo giorno di paga, ma non più di due mesi prima. Il riferimento PAYE arriva poi per posta. Anche una Limited che paga solo il proprio director deve registrarsi.
- 5
Software payroll e tax code
Gli invii RTI passano solo da un software payroll. Per il nuovo dipendente ti servono il suo National Insurance number e il tax code; se porta il P45 del datore precedente, il codice è lì.
- 6
Preparare l'obbligo di pensione
L'obbligo di previdenza aziendale parte dal primo dipendente. Il fondo pensione lo scegli quindi prima del primo giorno di paga, non dopo.
RTI: cosa succede ogni mese
Real Time Information significa esattamente quello che dice. A ogni pagamento di stipendio invii a HMRC una Full Payment Submission (FPS), entro il giorno di paga. Contiene lordo, imposte, National Insurance e trattenute pensionistiche di ogni dipendente. Ogni dipendente riceve il cedolino (payslip) entro il giorno di paga.
La Employer Payment Summary (EPS) integra la FPS. La invii entro il 19 del mese successivo se fai valere deduzioni, per esempio per indennità sostitutive del salario previste dalla legge, e la invii al posto di una FPS se in un mese non hai pagato nessuno.
Con versamento mensile si paga entro il 22 del mese fiscale successivo, con assegno entro il 19. L'anno fiscale britannico inizia il 6 aprile, quindi i mesi fiscali vanno dal 6 al 5. Per una FPS in ritardo o mancante HMRC invia solleciti e può applicare sanzioni.
I numeri del 2026/27
Questi valori ti servono per calcolare il costo di uno stipendio britannico. Valgono nell'anno fiscale dal 6 aprile 2026 al 5 aprile 2027, il salario minimo dal 1° aprile.
| Voce | Valore |
|---|---|
| Salario minimo (National Living Wage) dai 21 anni | £12,71 l'ora; da aprile 2027 £13,21 |
| Salario minimo da 18 a 20 anni | £10,85 l'ora |
| Sotto i 18 anni e apprendisti al primo anno | £8 l'ora |
| National Insurance a carico del datore | 15 % sullo stipendio oltre £5.000 l'anno |
| Employment Allowance (riduzione del contributo del datore) | £10.500, non per le Limited il cui unico dipendente sopra soglia è il director |
| Quota esente (Personal Allowance) | £12.570 |
| Pensione aziendale, quota del datore | almeno 3 % delle qualifying earnings, di solito sullo stipendio tra £6.240 e £50.270 |
| Statutory Sick Pay | £123,25 a settimana o l'80 % della retribuzione media, il minore dei due, fino a 28 settimane |
| Class 1A National Insurance sui benefit | 15 % |
GOV.UK: National Minimum Wage rates; Rates and thresholds for employers 2026 to 2027; CWG2 2026 to 2027; Workplace pensions; Statutory Sick Pay employer guide
Previdenza aziendale: l'auto-enrolment
La previdenza complementare in azienda, nel Regno Unito, si chiama workplace pension e funziona con l'auto-enrolment. Il principio: devi iscrivere automaticamente a un fondo pensione ogni dipendente che ha tra 22 anni e l'età della pensione statale, guadagna almeno £10.000 l'anno e lavora di norma nel Regno Unito.
Tu versi almeno il 3 per cento della retribuzione rilevante, il dipendente il resto fino al contributo totale del fondo. I contributi li trattieni in busta paga e li bonifichi al fondo entro il 22 del mese successivo. Se qualcuno diventa soggetto all'obbligo nel tempo, per esempio perché compie 22 anni, hai sei settimane per iscriverlo e informarlo. Per questo la pensione va nello stesso software delle paghe, non in un foglio di calcolo a parte.
A fine anno: P60, P11D e cosa cambia nel 2027
L'ultima FPS dell'anno fiscale parte entro l'ultimo giorno di paga prima del 5 aprile. Entro il 31 maggio ogni dipendente riceve il suo P60, la certificazione annuale di retribuzione e imposte.
I benefit come auto aziendale, assicurazione sanitaria o un prestito agevolato li comunichi entro il 6 luglio con il P11D e il modulo riepilogativo P11D(b), ed entro il 22 luglio paghi su di essi il 15 per cento di Class 1A National Insurance. Se il P11D(b) è in ritardo, costa £100 per ogni 50 dipendenti o frazione, per ogni mese.
Dal 6 aprile 2027 cambia tutto per i benefit più comuni: auto aziendali, furgoni, carburante e assicurazione sanitaria andranno tassati in busta paga in corso d'anno, la maggior parte degli altri benefit da aprile 2028. Il governo lo ha annunciato e ha avviato le basi normative. Come si valuta l'auto aziendale nel Regno Unito lo spieghiamo in Auto aziendale nel Regno Unito.
Domande frequenti sulle paghe nel Regno Unito
Il mio consulente del lavoro in Italia può gestire anche le paghe britanniche?
Raramente, sul piano tecnico. Gli invii RTI passano solo da software riconosciuti da HMRC, e le regole su tax code, National Insurance e pensione sono proprie. Di solito si usa un payroll britannico, i cui risultati la tua contabilità in Italia poi recepisce.
L'unico dipendente nel Regno Unito è il director della mia Limited. Devo comunque fare le paghe?
Sì. Anche una società che paga solo il proprio director si registra come datore di lavoro. In questo caso però non spetta la Employment Allowance. Se convenga di più lo stipendio o il dividendo lo calcoliamo in Stipendio o dividendo.
Quanto costa un dipendente nel Regno Unito oltre allo stipendio?
Conta il 15 per cento di contributo del datore sullo stipendio oltre £5.000, il contributo pensionistico di almeno il 3 per cento sulla retribuzione rilevante e il costo del payroll. La Employment Allowance può ridurre il contributo del datore fino a £10.500 l'anno, se ne hai diritto.
E se pago il primo stipendio prima che arrivi il riferimento PAYE?
Elabori comunque la busta paga, salvi la FPS e la invii appena hai il riferimento. HMRC descrive proprio questa strada.
Mi serve un contratto di lavoro di diritto britannico?
Per un rapporto di lavoro nel Regno Unito sì. Salario minimo e condizioni scritte dal primo giorno sono obblighi di legge lì, ovunque abbia sede il datore. Il contratto lo redige un avvocato britannico.
Fonti: HMRC PAYE Manual PAYE81610: employer's presence in UK; GOV.UK: Globally mobile employees and PAYE; GOV.UK: CWG2 Employer further guide to PAYE and NICs 2026 to 2027; GOV.UK: Register as an employer; GOV.UK: Running payroll; GOV.UK: Rates and thresholds for employers 2026 to 2027; GOV.UK: National Minimum Wage and National Living Wage rates; GOV.UK: Checking a job applicant's right to work; GOV.UK: Written statement of employment particulars; GOV.UK: Workplace pensions for employers; GOV.UK: Payroll annual reporting; GOV.UK: Employer reporting of expenses and benefits; GOV.UK: Mandatory reporting of benefits in kind in RTI from April 2027
