| Sistema | PAYE con Real Time Information (RTI): envío en o antes de cada día de pago |
| Alta como empleador | antes del primer día de pago, como mucho 2 meses antes |
| National Insurance de la empresa 2026/27 | 15 % por encima de 5.000 libras al año |
| Salario mínimo desde los 21 años | 12,71 libras la hora (desde abril de 2026) |
| Pensión de empresa | obligatoria desde el primer empleado, la empresa aporta al menos el 3 % |
| Cierre del año | P60 hasta el 31 de mayo, P11D hasta el 6 de julio |
¿Tienes que hacer nómina británica siendo una empresa extranjera?
En el Reino Unido, el impuesto sobre el sueldo va por el PAYE: el empleador retiene el Income Tax y la National Insurance del trabajador y lo ingresa en HMRC junto con su propia cotización. Pero el PAYE tiene un límite territorial. Solo está obligado quien tiene presencia suficiente en el Reino Unido, donde HMRC pueda exigirle el cumplimiento.
Qué cuenta como presencia lo dice el propio HMRC: basta una sucursal, una agencia o una oficina de representación en el Reino Unido. Los empleados por sí solos, en cambio, no crean presencia. Un comercial que visita clientes desde su casa en Birmingham no convierte automáticamente a tu SL en obligada al PAYE. Si tienes allí un establecimiento permanente a efectos de la Corporation Tax es otra pregunta, y la tratamos en sucursal o filial.
En la práctica vemos sobre todo tres situaciones. Primera: creas una filial británica que contrata ella misma; entonces la filial es el empleador y hace la nómina. Segunda: tu trabajador sigue contratado por ti pero trabaja para una sociedad británica; entonces esa sociedad tiene que aplicar el PAYE sobre lo que le pagas, salvo que lo hagas tú voluntariamente. Tercera: en el Reino Unido no tienes nada más que al trabajador; entonces puedes aplicar el PAYE de forma voluntaria, o tu trabajador paga él mismo su impuesto a HMRC por un procedimiento directo.
Con la National Insurance las reglas son más estrictas que con el impuesto. Un domicilio social registrado en el Reino Unido ya cuenta como lugar de actividad, aunque allí no pase nada. Y un empleador de la UE debe la cotización patronal según los acuerdos de Seguridad Social aunque no tenga sede británica, en cuanto su trabajador cotiza en el Reino Unido. Si es tu caso depende del desplazamiento; lo tienes en desplazar trabajadores al Reino Unido.
Checklist: antes del primer día de trabajo
La eterna pregunta de qué papeles hacen falta al contratar tiene en el Reino Unido un orden claro. Estos seis puntos deberían estar resueltos antes de que tu trabajador empiece o, como tarde, antes de su primer sueldo.
- 1
Comprobar el derecho a trabajar
Tienes que comprobar el derecho a trabajar en el Reino Unido antes de contratar: en línea con un share code, con los documentos originales o mediante un proveedor certificado de verificación de identidad. Los ciudadanos británicos e irlandeses no tienen share code; con ellos compruebas el pasaporte. Guarda copias durante el empleo y dos años después. Sin una comprobación correcta te arriesgas a una sanción civil.
- 2
Visado si llega de España o de otro país de la UE
Quien llega desde 2021 desde un país del EEE o desde Suiza para trabajar en el Reino Unido necesita normalmente visado, y tú como empleador una sponsor licence. Cómo funciona lo tienes en visados.
- 3
Entregar las condiciones por escrito
En el Reino Unido, el contrato de trabajo existe en cuanto se acepta la oferta, aunque sea de palabra. Pero el principal statement con las condiciones básicas tiene que estar por escrito el primer día de trabajo, y el written statement completo en los dos meses siguientes. El contrato en sí lo redacta un abogado británico: el derecho laboral británico no es el español.
- 4
Darte de alta como empleador en HMRC
El alta tiene que hacerse antes del primer día de pago, pero no más de dos meses antes. Después, la referencia PAYE llega por carta. También una limited que solo paga a su propio director tiene que darse de alta.
- 5
Software de nóminas y código fiscal
Los envíos RTI solo se hacen con software de nóminas. Del nuevo trabajador necesitas su National Insurance Number y su código fiscal; si trae un P45 de su empleador anterior, el código viene ahí.
- 6
Preparar la pensión de empresa
La obligación de pensión de empresa empieza con el primer trabajador. El proveedor de pensiones se elige antes del primer día de pago, no después.
RTI: lo que pasa cada mes
Real Time Information significa justo lo que dice. Con cada pago de nómina envías a HMRC una Full Payment Submission (FPS), en o antes del día de pago. En ella van el sueldo bruto, el impuesto, la National Insurance y las aportaciones a la pensión de cada trabajador. Cada trabajador recibe su recibo de salario (payslip) en o antes del día de pago.
La Employer Payment Summary (EPS) completa la FPS. La envías hasta el día 19 del mes siguiente si aplicas deducciones, por ejemplo por prestaciones legales que adelantas, y la envías en lugar de una FPS si un mes no has pagado a nadie.
Si ingresas mensualmente, el pago vence el día 22 del mes fiscal siguiente, o el 19 si pagas con cheque. El año fiscal británico empieza el 6 de abril, así que los meses fiscales van del 6 al 5. Por una FPS tardía o que falta, HMRC envía avisos y puede poner sanciones.
Las cifras de 2026/27
Los valores que necesitas para calcular un sueldo británico. Se aplican en el año fiscal del 6 de abril de 2026 al 5 de abril de 2027; el salario mínimo, desde el 1 de abril.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario mínimo (National Living Wage) desde los 21 años | 12,71 libras la hora; desde abril de 2027, 13,21 libras |
| Salario mínimo de 18 a 20 años | 10,85 libras la hora |
| Menores de 18 y aprendices en el primer año | 8 libras la hora |
| National Insurance de la empresa | 15 % sobre el sueldo por encima de 5.000 libras al año |
| Employment Allowance (reducción de la cotización patronal) | 10.500 libras; no para limiteds cuyo único empleado por encima del umbral es el director |
| Mínimo personal exento (personal allowance) | 12.570 libras |
| Pensión de empresa, aportación del empleador | al menos el 3 % de las qualifying earnings, normalmente sobre el sueldo entre 6.240 y 50.270 libras |
| Statutory Sick Pay (baja por enfermedad) | 123,25 libras a la semana o el 80 % del salario medio, lo que sea menor, hasta 28 semanas |
| National Insurance Class 1A sobre retribuciones en especie | 15 % |
GOV.UK: National Minimum Wage rates; Rates and thresholds for employers 2026 to 2027; CWG2 2026 to 2027; Workplace pensions; Statutory Sick Pay employer guide
Pensión de empresa: el auto-enrolment
La pensión de empresa británica se llama workplace pension y funciona por adhesión automática (auto-enrolment). La idea: tienes que inscribir automáticamente en un plan de pensiones a cada trabajador que tenga entre 22 años y la edad de jubilación estatal, gane al menos 10.000 libras al año y trabaje normalmente en el Reino Unido.
Tú aportas al menos el 3 % de la retribución computable y el trabajador el resto hasta la aportación total de su plan. Las aportaciones se descuentan en la nómina y se ingresan en el plan hasta el día 22 del mes siguiente. Si alguien pasa a estar obligado con el tiempo, por ejemplo porque cumple 22, tienes seis semanas para inscribirlo y escribirle. Por eso la pensión va en el mismo software que la nómina, no en una hoja de cálculo aparte.
A final de año: P60, P11D y lo que cambia en 2027
La última FPS del año fiscal sale en o antes del último día de pago antes del 5 de abril. Hasta el 31 de mayo, cada trabajador recibe su P60, el certificado anual de sueldo e impuesto.
Las retribuciones en especie, como el coche de empresa, el seguro médico o un préstamo barato, se declaran hasta el 6 de julio en el P11D y en el resumen P11D(b), y hasta el 22 de julio pagas sobre ellas el 15 % de National Insurance Class 1A. Si el P11D(b) llega tarde, cuesta 100 libras por cada 50 trabajadores o fracción y por mes.
Desde el 6 de abril de 2027 esto cambia para las retribuciones en especie más habituales: coches, furgonetas, combustible y seguro médico tendrán que tributar mes a mes a través de la nómina, y la mayoría de las demás desde abril de 2028. El Gobierno lo ha anunciado y ha iniciado la base legal. Cómo se valora el coche de empresa en el Reino Unido lo explicamos en coche de empresa en el Reino Unido.
Preguntas frecuentes sobre nóminas en el Reino Unido
¿Puede mi departamento de nóminas en España hacer también la británica?
Técnicamente, rara vez. Los envíos RTI solo funcionan con software reconocido por HMRC, y las reglas de códigos fiscales, National Insurance y pensión son propias. Lo habitual es una nómina británica cuyos resultados recoge tu contabilidad en España.
Mi único empleado en el Reino Unido es el director de mi limited. ¿Tengo que hacer nómina igualmente?
Sí. También una sociedad que solo paga a su director se da de alta como empleador. Eso sí, en ese caso no hay Employment Allowance. Si compensa más sueldo o dividendo lo calculamos en sueldo o dividendo.
¿Cuánto cuesta un trabajador en el Reino Unido además del sueldo?
Cuenta con un 15 % de cotización patronal sobre el sueldo por encima de 5.000 libras, la aportación a la pensión de al menos el 3 % de la retribución computable y el coste de la nómina. La Employment Allowance puede rebajar la cotización patronal hasta 10.500 libras al año si tienes derecho.
¿Y si pago el primer sueldo antes de que llegue la referencia PAYE?
Haces la nómina igualmente, guardas la FPS y la envías en cuanto tengas la referencia. HMRC describe exactamente ese camino.
¿Necesito un contrato de trabajo según el derecho británico?
Para un empleo en el Reino Unido, sí. El salario mínimo y las condiciones por escrito desde el primer día son obligatorios allí, esté donde esté el empleador. El contrato lo redacta un abogado británico.
Fuentes: HMRC PAYE Manual PAYE81610: employer's presence in UK; GOV.UK: Globally mobile employees and PAYE; GOV.UK: CWG2 Employer further guide to PAYE and NICs 2026 to 2027; GOV.UK: Register as an employer; GOV.UK: Running payroll; GOV.UK: Rates and thresholds for employers 2026 to 2027; GOV.UK: National Minimum Wage and National Living Wage rates; GOV.UK: Checking a job applicant's right to work; GOV.UK: Written statement of employment particulars; GOV.UK: Workplace pensions for employers; GOV.UK: Payroll annual reporting; GOV.UK: Employer reporting of expenses and benefits; GOV.UK: Mandatory reporting of benefits in kind in RTI from April 2027
