La paie au Royaume-Uni, PAYE et RTI

Devez-vous vraiment faire la paie, employeur étranger ?

Au Royaume-Uni, l’impôt sur les salaires passe par le PAYE : l’employeur retient l’Income Tax et la part salariale de la National Insurance sur le salaire et reverse le tout au HMRC avec sa propre cotisation. Mais le PAYE a une limite territoriale : seul l’employeur qui a une présence suffisante au Royaume-Uni est tenu de l’appliquer, une présence à laquelle le HMRC peut rattacher l’obligation.

Ce qui compte comme présence, le HMRC le décrit lui-même : une succursale, une agence ou un bureau de représentation au Royaume-Uni suffisent. Des salariés seuls, en revanche, ne créent pas de présence. Un commercial qui visite ses clients depuis son appartement de Birmingham ne rend donc pas automatiquement votre SAS française redevable du PAYE. Savoir si vous avez là-bas un établissement stable pour l’impôt sur les bénéfices est une autre question, traitée dans succursale ou filiale.

En pratique, trois situations reviennent. Un : vous créez une filiale britannique qui embauche elle-même ; elle est l’employeur et fait la paie. Deux : votre salarié reste employé par vous mais travaille pour une société britannique ; c’est alors cette société qui doit appliquer le PAYE à vos versements, sauf si vous vous en chargez volontairement. Trois : vous n’avez rien au Royaume-Uni à part le salarié ; vous pouvez alors appliquer le PAYE volontairement, ou votre salarié paie lui-même son impôt au HMRC par une procédure directe.

Pour la National Insurance, les règles sont plus strictes que pour l’impôt. Un simple siège social enregistré au Royaume-Uni compte déjà comme lieu d’activité, même s’il ne s’y passe rien. Et un employeur de l’Union doit la cotisation patronale même sans implantation britannique, dès que son salarié cotise au Royaume-Uni en vertu des accords de sécurité sociale. Un salarié détaché depuis la France avec un formulaire A1 reste en revanche affilié à la sécurité sociale française, pour 24 mois au maximum ; le détail est dans détacher des salariés au Royaume-Uni.

RTI : ce qui se passe chaque mois

Real Time Information dit exactement ce que c’est. À chaque paie, vous envoyez une Full Payment Submission (FPS) au HMRC, au plus tard le jour de la paie. Elle contient, par salarié, le brut, l’impôt, la National Insurance et les retenues de retraite. Chaque salarié reçoit son bulletin de paie (payslip) au plus tard le jour de la paie.

L’Employer Payment Summary (EPS) complète la FPS. Vous l’envoyez au plus tard le 19 du mois suivant quand vous faites valoir des réductions, par exemple pour des indemnités légales, et à la place d’une FPS si vous n’avez payé personne dans le mois.

Le paiement intervient, pour un versement mensuel, au plus tard le 22 du mois fiscal suivant, le 19 par chèque. L’année fiscale britannique commence le 6 avril ; les mois fiscaux vont donc du 6 au 5. Pour une FPS en retard ou manquante, le HMRC envoie des relances et peut appliquer des pénalités.

La retraite d’entreprise : l’auto-enrolment

Au Royaume-Uni, la retraite complémentaire d’entreprise s’appelle workplace pension, et elle repose sur l’auto-enrolment. Le principe : vous devez affilier automatiquement à une caisse de retraite chaque salarié âgé de 22 ans à l’âge légal de la retraite, qui gagne au moins 10 000 £ par an et travaille normalement au Royaume-Uni.

Vous versez au moins 3 % des rémunérations prises en compte, le salarié complète jusqu’à la cotisation totale prévue par sa caisse. Vous prélevez les cotisations sur la paie et les reverses à la caisse au plus tard le 22 du mois suivant. Si quelqu’un devient éligible en cours de route, parce qu’il atteint 22 ans par exemple, vous avez six semaines pour l’affilier et l’en informer. La retraite a donc sa place dans le même logiciel que la paie, pas dans un tableur à part.

En fin d’année : P60, P11D et ce qui change en 2027

La dernière FPS de l’année fiscale part au plus tard le dernier jour de paie avant le 5 avril. Au plus tard le 31 mai, chaque salarié reçoit son P60, l’attestation annuelle de salaire et d’impôt.

Les avantages en nature (voiture de fonction, assurance santé, prêt à taux réduit) se déclarent au plus tard le 6 juillet sur le P11D et le récapitulatif P11D(b), et vous payez dessus 15 % de National Insurance Class 1A au plus tard le 22 juillet. Un P11D(b) en retard coûte 100 £ par tranche de 50 salariés entamée et par mois.

À partir du 6 avril 2027, cela change pour les avantages les plus courants : voitures de fonction, utilitaires, carburant et assurance santé devront être imposés au fil de l’eau dans la paie, et la plupart des autres avantages à partir d’avril 2028. Le gouvernement l’a annoncé et a engagé les textes. L’évaluation de la voiture de fonction est détaillée dans la voiture de fonction au Royaume-Uni.

Sources: HMRC PAYE Manual PAYE81610: employer's presence in UK; GOV.UK: Globally mobile employees and PAYE; GOV.UK: CWG2 Employer further guide to PAYE and NICs 2026 to 2027; GOV.UK: Register as an employer; GOV.UK: Running payroll; GOV.UK: Rates and thresholds for employers 2026 to 2027; GOV.UK: National Minimum Wage and National Living Wage rates; GOV.UK: Checking a job applicant's right to work; GOV.UK: Written statement of employment particulars; GOV.UK: Workplace pensions for employers; GOV.UK: Payroll annual reporting; GOV.UK: Employer reporting of expenses and benefits; GOV.UK: Mandatory reporting of benefits in kind in RTI from April 2027; CLEISS : FAQ Brexit (coordination de sécurité sociale)