PLC Company Secretary
Le poste que la loi exige, tenu par quelqu’un qui sait le faire. Vous gardez un seul interlocuteur, nous tenons le calendrier de votre PLC.
| Obligation | toute PLC doit avoir un secretary (section 271) |
| Qualification | les directors doivent veiller à ce qu'il la remplisse (section 273) |
| Assemblée générale | chaque année dans les six mois suivant la clôture |
| Comptes annuels | chez Companies House six mois après la fin de l'exercice |
| Confirmation statement | possible seulement si tous les directors ont fait vérifier leur identité |
| Prestation | annuelle, company secretary qualifié et administration de la PLC |
Pourquoi votre PLC a besoin d'un secretary, et pas de n'importe lequel
Une private limited peut se passer de secretary. Une PLC non : la loi dit simplement que toute public company doit avoir un secretary. Et elle va plus loin. Les directors doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour que le secretary ait les connaissances et l'expérience nécessaires et remplisse l'une des qualifications légales.
Est qualifié, par exemple, celui qui a été secretary d'une public company au moins trois ans au cours des cinq années précédant sa nomination, celui qui est membre de l'un des organismes professionnels cités par la loi (les grands instituts britanniques et irlandais d'experts-comptables et l'Institute of Chartered Secretaries and Administrators) ou celui qui exerce au Royaume-Uni comme barrister, advocate ou solicitor. S'y ajoute une voie ouverte : les personnes que les directors estiment aptes à exercer la fonction en raison d'une autre position. Comment les directors le documentent proprement est expliqué dans company secretary : qui est qualifié.
Avec nous, la fonction est tenue par une personne qualifiée. Nous préparons chaque document, vous expliquons ce que vous signez et veillons à ce qu'aucune échéance ne surprenne.
L'année d'une PLC en obligations
Les dates fixes autour desquelles tourne le calendrier.
| Obligation | Délai | Ce que nous préparons |
|---|---|---|
| Assemblée générale (AGM) | dans les 6 mois suivant la clôture | convocation, résolutions, procès-verbal |
| Comptes annuels chez Companies House | 6 mois après la fin de l'exercice | calendrier avec la comptabilité et l'auditeur, dépôt |
| Confirmation statement | annuel, seulement avec des directors vérifiés | rapprochement des registres, codes personnels, dépôt |
| Nouveau PSC | code à l'inscription ou dans les 14 jours | vérification d'identité, déclaration |
| Émission d'actions | autorisation valable 5 ans au plus | résolutions, registre, dépôt |
Companies Act 2006 s271, s273, s336, s442, s551 ; GOV.UK Identity verification guidance
Si une PLC ne tient pas son AGM à temps, chaque dirigeant responsable commet une infraction au sens du Companies Act. Cela sonne plus dramatique que ce ne doit l'être au quotidien quand le calendrier est juste. C'est précisément à cela que sert le secretary.
Des opérations sur le capital sans reprise
Les nouvelles actions sont le moment où se produisent la plupart des erreurs dans les PLC. Les directors ne peuvent émettre que si les statuts ou une résolution les y autorisent, et cette autorisation court cinq ans au plus. Les nouvelles actions contre numéraire doivent d'abord être offertes aux actionnaires existants au prorata de leur participation, tant que le droit préférentiel n'a pas été valablement supprimé. Chaque action doit être libérée au moins au quart et avec toute la prime.
Pour un apport en nature, la loi exige en plus une évaluation indépendante, dont le rapport a été établi dans les six mois précédant l'émission et envoyé au souscripteur. Les points à surveiller sont dans augmentation de capital par apport en nature. Pour chaque opération, nous préparons les modèles, vérifions l'ordre et veillons au dépôt.
Les cessions d'actions et le petit impôt entre les deux
Quand un actionnaire vend à un autre, le registre est mis à jour. Avant, il y a une question souvent oubliée : la stamp duty ou la SDRT est-elle due ? À l'achat d'actions existantes d'une société britannique, c'est en règle générale 0,5 %, avec un stock transfer form à partir d'un prix supérieur à 1 000 £, et pour les cessions hors CREST, HMRC doit être informé. Nous le vérifions avant l'inscription. Tout le côté fiscal de la PLC est dans fiscalité de la UK PLC.
Comment nous reprenons le travail de secretary
- 1
État des lieux
Nous lisons les statuts, les registres, les derniers procès-verbaux et l'extrait de Companies House, et les rapprochons.
- 2
Nomination
Un secretary qualifié est nommé, le changement est déposé, les vérifications d'identité en suspens sont lancées.
- 3
Calendrier
Vous recevez le calendrier annuel avec toutes les échéances de votre PLC, aligné sur votre exercice.
- 4
Travail courant
Board meetings, AGM, opérations sur le capital et dépôts passent par nous, documentés en anglais et expliqués clairement.
- 5
Rapport annuel
Une fois par an, un court point écrit : ce qui est fait, ce qui vient, où sont les risques.
Questions fréquentes
Puis-je être moi-même secretary de ma PLC ?
La loi ne l'exclut pas, tant que les directors peuvent raisonnablement considérer que vous avez la qualification, les connaissances et l'expérience nécessaires. Si c'est tenable dans votre cas, nous le vérifions ensemble. Souvent, la solution est que vous preniez les décisions et que la fonction soit tenue par une personne qualifiée.
Que change la vérification d'identité dans le quotidien du secretary ?
Beaucoup de petites choses aux grands effets. Un nouveau director indique son code personnel Companies House dès la déclaration de sa nomination. Un nouveau PSC fournit le code à l'inscription ou dans les 14 jours. Et le confirmation statement annuel ne passe que si tous les directors sont vérifiés. Nous planifions donc la vérification avant chaque changement, pas après.
Ma PLC n'a eu personne pour s'en occuper pendant des années. Commencez-vous quand même ?
Oui, mais avec une phase de remise en ordre. C'est l'objet du produit PLC Administration Takeover, après quoi on continue ici.
Prenez-vous aussi en charge les obligations d'une PLC cotée vis-à-vis du marché ?
Les obligations d'information permanente envers la Bourse et le marché sont accompagnées par le nominated adviser ou le sponsor. Le secretary veille à ce que registres, résolutions et assemblée générale suivent. La préparation d'une cotation fait partie de PLC Going Public.