Desplazar trabajadores al Reino Unido

Tres preguntas, tres normativas

Cuando tu empresa en España envía a alguien al Reino Unido, tres administraciones preguntan por esa persona. La Seguridad Social quiere saber en qué sistema cotiza. Hacienda, la española y la británica, quiere saber dónde tributa su sueldo y quién retiene. Y el Home Office quiere saber si puede trabajar en el Reino Unido.

Las tres respuestas no dependen unas de otras. Un trabajador puede seguir dos años en la Seguridad Social española y, aun así, tributar en el Reino Unido desde el primer día. Y el A1 no sustituye a un visado: el propio HMRC recuerda que el certificado no es un permiso de trabajo. Qué vía migratoria encaja en un desplazamiento dentro del grupo o en un proyecto para un cliente británico lo tienes en visados; aquí hablamos de impuestos, Seguridad Social y nómina.

Impuestos: la regla de los 183 días y sus trampas

El sueldo tributa, en principio, donde se trabaja. Si tu trabajador trabaja en el Reino Unido, el Reino Unido puede gravar la parte del sueldo que corresponde a ese trabajo. El convenio entre España y el Reino Unido tiene una excepción, la famosa regla de los 183 días, pero solo funciona si se cumplen las tres condiciones: el trabajador no pasa más de 183 días en el Reino Unido en cualquier periodo de doce meses que empiece o termine en el año fiscal, le paga un empleador que no es residente en el Reino Unido, y su sueldo no lo soporta un establecimiento permanente del empleador en el Reino Unido.

La trampa suele estar en la tercera condición y en cómo se cuentan los días. Si tu empresa tiene una sucursal en el Reino Unido que asume el coste del trabajador, la excepción desaparece, aunque el desplazamiento dure tres semanas. Y los 183 días no se cuentan por año natural sino en cualquier periodo de doce meses: quien pasa cuatro meses en otoño y otros cuatro la primavera siguiente se pasa.

Si el desplazamiento se alarga o se muda la familia, el trabajador suele acabar siendo residente en el Reino Unido. Lo decide el Statutory Residence Test. Para los recién llegados hay un alivio sobre el sueldo de los días trabajados fuera, la Overseas Workday Relief. Si no es residente británico y trabaja parte dentro y parte fuera, en el Reino Unido solo tributa el sueldo de los días trabajados allí.

Del lado español, ojo con la residencia: si el cónyuge no separado y los hijos menores se quedan en Valencia, Hacienda presume que el trabajador sigue siendo residente en España, y las ausencias esporádicas cuentan como días en España salvo que acredite su residencia fiscal en otro país. Si sigue siendo residente en España y el Reino Unido grava su sueldo, España le descuenta el impuesto británico con una deducción, con el límite del impuesto español que corresponda a esa renta.

Seguridad Social: el A1 y los 24 meses

Desde el Brexit, la Seguridad Social entre España y el Reino Unido la regula el protocolo del Acuerdo de Comercio y Cooperación, aplicado provisionalmente desde el 1 de enero de 2021. El principio de siempre sigue en pie: se cotiza en un solo sistema. España se acogió a la opción de desplazamientos, así que un trabajador enviado por una empresa española al Reino Unido sigue en la Seguridad Social española hasta 24 meses, siempre que no sustituya a otro trabajador desplazado.

El trámite es sencillo: la empresa comunica el desplazamiento a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), que certifica la cobertura española con el documento portátil A1. En el lado británico, ese certificado se llama certificate of coverage o PDA1: con él no se debe National Insurance en el Reino Unido, ni por el trabajador ni por ti. Lo mismo vale para un autónomo en España que hace temporalmente una actividad similar en el Reino Unido: hasta 24 meses sigue en el sistema español.

Más allá de los 24 meses, la cobertura pasa en principio al sistema británico; seguir en el español solo es posible en casos excepcionales y por acuerdo entre HMRC y la institución española. Si el proyecto apunta a más de dos años, plantéalo desde el principio.

Sin certificado, sale caro. Tu trabajador cotiza en el Reino Unido y tú, como empleador de la UE, debes la cotización patronal británica del 15 % aunque no tengas sede allí. El resumen del Brexit para empresas lo tienes en Brexit.

Quién retiene el impuesto británico

Si tienes en el Reino Unido una sucursal u oficina, tienes que aplicar el PAYE al trabajador desplazado. Si trabaja para una filial británica o para un cliente mientras sigue contratado por ti, y tú no tienes presencia en el Reino Unido, la sociedad británica tiene que aplicar el PAYE sobre lo que le pagas, salvo que lo hagas tú voluntariamente. Con la National Insurance pasa algo parecido: si un empleador sin sede británica pone a un trabajador a disposición de una empresa británica, esa empresa se considera empleadora, salvo que un acuerdo obligue al propio empleador extranjero.

Para estancias cortas, HMRC da facilidades. Con el procedimiento especial para viajeros de negocios de corta estancia de países con convenio (Appendix 4), el PAYE puede no aplicarse si se prevé que el trabajador esté como mucho 183 días en doce meses en el Reino Unido. Si alguien trabaja parte en el Reino Unido y parte fuera, desde el 6 de abril de 2025 puedes comunicar con una GME PAYE Notification que aplicas el PAYE solo a la parte británica. Con trabajadores que tienen Overseas Workday Relief, como mucho el 30 % puede tratarse así como renta no sujeta a PAYE.

Shadow payroll y salario neto

En la práctica, el desplazado suele seguir en la nómina española: cobra su sueldo desde España, a menudo con complementos de vivienda y colegio. Si hay impuesto británico, en paralelo corre una nómina británica que no paga nada, solo calcula, comunica e ingresa el impuesto británico. Es la shadow payroll. Las retribuciones en especie, como el piso en Londres, también entran en ella.

Muchas empresas garantizan al desplazado un salario neto, para que el destino ni le haga ganar ni perder. HMRC acepta esta tax equalisation: con un acuerdo según el Appendix 6 aplicas el PAYE sobre una estimación de todas las retribuciones del año, elevada al bruto, porque el impuesto que asumes por el trabajador es a su vez sueldo sujeto a impuesto. Si en España también se retiene, HMRC puede, con un acuerdo según el Appendix 5, descontar provisionalmente el impuesto extranjero ya en la nómina.

Desde el 6 de abril de 2027, los coches de empresa, el combustible y el seguro médico tendrán que tributar en general a través de la nómina, mes a mes. Para trabajadores con movilidad internacional puedes pedir una excepción; HMRC publica el formulario desde noviembre de 2026. Cómo funciona la nómina británica del día a día lo explicamos en nóminas en el Reino Unido: PAYE y RTI.

Fuentes: GOV.UK: Globally mobile employees and PAYE; GOV.UK: CWG2 Employer further guide to PAYE and NICs 2026 to 2027; GOV.UK: Social security contributions for workers coming to the UK from the EU, EEA or Switzerland; Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones: Brexit, Seguridad Social, trabajadores; Seguridad Social: convenio bilateral con el Reino Unido (Jersey e Isla de Man); HMRC PAYE Manual PAYE81610: employer's presence in UK; BOE: Convenio España-Reino Unido de 2013 (BOE-A-2014-5171); BOE: Ley 35/2006 del IRPF (art. 9); GOV.UK: Employer bulletin October 2026